EXCEL PADAJUĆA LISTA

Kreiranje padajućih lista omogućava ne samo uštedu vremena pri odabiru opcije u procesu popunjavanja tablica, već i zaštitu od pogrešnog unosa netočnih podataka. Ovo je veoma zgodan i praktičan alat. Hajde da saznamo kako da ga aktiviramo u Excelu i kako da ga koristimo, kao i da naučimo neke druge nijanse rukovanja.

Koristeći padajuće liste

Padajuće liste, ili kako kažu, padajuće liste se najčešće koriste u tabelama. Uz njihovu pomoć, možete ograničiti raspon vrijednosti unesenih u niz tablica. Omogućavaju vam da unesete vrednosti samo iz unapred pripremljene liste. To istovremeno ubrzava postupak unosa podataka i štiti od grešaka.

Postupak stvaranja

Pre svega, hajde da smislimo kako da napravimo padajuću listu. Najlakši način da to uradite je alat koji se zove "Verifikacija podataka".

Odaberite stupac niza tablica, u ćelijama u kojima namjeravate postaviti padajući popis. Pomaknite se na karticu "Data" i kliknite na dugme "Verifikacija podataka". Lokaliziran je na vrpci u bloku. "Rad sa podacima".

Počinje prozor alata. "Provjeri vrijednosti". Idite na odeljak "Opcije". U području "Tip podataka" izaberite sa liste "Lista". Nakon toga idite na polje "Izvor". Ovdje trebate navesti grupu stavki za upotrebu na popisu. Ta imena se mogu unijeti ručno, ili ih možete povezati ako se već nalaze u Excel dokumentu negdje drugdje.
Ako je odabran ručni unos, onda svaki element popisa mora biti unesen u područje kroz točku sa zarezom (;).
Ako želite povući podatke iz već postojećeg niza tablica, onda idite na list gdje se on nalazi (ako se nalazi na drugom), postavite pokazivač u područje "Izvor" prozora za provjeru podataka, a zatim odaberite niz ćelija u kojima se nalazi popis. Važno je da se svaka pojedinačna ćelija nalazi u posebnoj stavci liste. Nakon toga, koordinate navedenog raspona bi se trebale pojaviti u području "Izvor".
Drugi način da se uspostavi komunikacija je da se dodeli niz sa listom imena. Odaberite raspon u kojem su specificirane vrijednosti podataka. Levo od trake s formulama je prostor imena. Podrazumevano, kada se izabere opseg, prikazuju se koordinate prve izabrane ćelije. Mi, za naše potrebe, jednostavno unosimo ime koje smatramo prikladnijim. Glavni zahtjevi za ime su da je jedinstven u knjizi, da nema mjesta i nužno počinje slovom. Sada se ovim imenom identifikuje raspon koji smo prethodno identifikovali.
Sada u prozoru za provjeru podataka u tom području "Izvor" potrebno je postaviti karakter "="i odmah nakon toga unesite ime koje smo dodijelili rasponu. Program odmah identifikuje vezu između imena i polja i povlači listu koja se nalazi u njemu.
Ali će biti mnogo efikasnije koristiti listu ako se pretvori u pametnu tablicu. U takvoj tabeli će biti lakše mijenjati vrijednosti, čime se automatski mijenjaju stavke popisa. Dakle, ovaj opseg će se zapravo pretvoriti u preglednu tablicu.
Da biste pretvorili opseg u pametnu tablicu, odaberite je i premjestite je na karticu "Home". Tamo kliknemo na dugme "Formatiranje tabele"koji se stavlja na traku u bloku "Stilovi". Otvara se velika grupa stilova. Izbor određenog stila ne utiče na funkcionalnost tabele, pa stoga biramo bilo koju od njih.
Nakon toga se otvara mali prozor koji sadrži adresu odabranog niza. Ako je odabir izvršen ispravno, onda ništa ne treba mijenjati. Pošto naš asortiman nema naslove, stavku "Tabela sa naslovima" krpelj ne bi trebao biti. Iako je to posebno u vašem slučaju, možda će se primijeniti naslov. Samo moramo da pritisnemo dugme. "OK".
Nakon ovog raspona će biti formatiran kao tablica. Ako ga odaberete, u polju za ime možete vidjeti da mu je ime automatski dodijeljeno. Ovo ime se može koristiti za umetanje u područje. "Izvor" u prozoru za provjeru podataka koristeći algoritam opisan ranije. Ali, ako želite koristiti drugo ime, možete ga zamijeniti samo upisivanjem prostora imena.
Ako je lista smeštena u drugu knjigu, onda da je ispravno odražava, potrebno je da primenite funkciju FLOSS. Navedeni operator treba da formira "super-apsolutne" veze na elemente lista u tekstualnom obliku. Zapravo, procedura će se obaviti gotovo potpuno jednako kao iu prethodno opisanim slučajevima, samo u oblasti "Izvor" nakon karaktera "=" treba navesti ime operatora - "DVSSYL". Nakon toga, adresa opsega, uključujući ime knjige i list, mora biti navedena kao argument ove funkcije u zagradama. Zapravo, kao što je prikazano na slici ispod.

U ovom trenutku možemo završiti proceduru klikom na dugme. "OK" u prozoru za provjeru podataka, ali ako želite, možete poboljšati obrazac. Idite na odeljak "Ulazne poruke" prozor za provjeru podataka. Ovde u području "Poruka" Možete da napišete tekst koji će korisnici videti lebdeći iznad stavke liste sa padajućom listom. Zapisujemo poruku koju smatramo potrebnom.

Zatim pređite na odeljak "Poruka o grešci". Ovde u području "Poruka" Možete da unesete tekst koji će korisnik primetiti kada pokušate da unesete netačne podatke, odnosno sve podatke koji se ne nalaze u padajućoj listi. U području "Pogled" Možete odabrati ikonu koja će biti popraćena upozorenjem. Unesite tekst poruke i kliknite na "OK".

Lekcija: Kako napraviti padajuću listu u Excelu

Izvođenje operacija

Sada ćemo vidjeti kako raditi s alatom koji smo kreirali gore.

Ako postavimo kursor na bilo koji element lista na koji je primenjena padajuća lista, videćemo informativnu poruku koju smo ranije uneli u prozor za verifikaciju podataka. Osim toga, desno od ćelije pojavljuje se ikona trokuta. Da služi za pristup odabiru stavki liste. Klikom na ovaj trokut.

Nakon što kliknete na njega, otvorit će se izbornik s popisa objekata. Sadrži sve elemente koji su prethodno uneseni kroz prozor za provjeru podataka. Mi biramo opciju koju smatramo neophodnom.

Izabrana opcija se prikazuje u ćeliji.

Ako pokušamo da u ćeliju unesemo bilo koju vrednost koja nije na listi, onda će ova akcija biti blokirana. Istovremeno, ako ste uneli poruku upozorenja u prozor za provjeru podataka, ona će biti prikazana na ekranu. U prozoru upozorenja potrebno je kliknuti na gumb. "Cancel" i sa sledećim pokušajem da unesete tačne podatke.

Na ovaj način, ako je potrebno, popunite čitavu tabelu.

Dodavanje nove stavke

Ali šta ako još treba da dodate novu stavku? Radnje ovise o tome kako ste točno formirali listu u prozoru za provjeru podataka: uneseni ručno ili iz tabele.

Ako se podaci za formiranje liste povuku iz niza tablica, idite na njega. Izaberite opseg ćelija. Ako ovo nije pametna tablica, nego jednostavan raspon podataka, onda trebate umetnuti niz u sredinu niza. Ako primijenite “pametnu” tablicu, onda je u ovom slučaju dovoljno da jednostavno unesete traženu vrijednost u prvi red ispod nje i ovaj red će odmah biti uključen u niz tablica. To je prednost pametne tabele koju smo gore spomenuli.
Ali pretpostavimo da se radi o složenijem slučaju, koristeći uobičajeni raspon. Dakle, izaberite ćeliju u sredini navedenog niza. To jest, iznad ove ćelije i ispod nje bi trebalo da bude još jedan niz linija. Kliknemo na označeni fragment desnom tipkom miša. U meniju izaberite opciju "Zalijepi ...".

Pokrenut je prozor u kojem treba odabrati objekt umetanja. Izaberite opciju "String" i kliknite na dugme "OK".

Dakle, dodaje se prazna linija.

U nju unosimo vrednost koju želimo da prikažemo u padajućoj listi.

Nakon toga, vraćamo se u niz tabela u kojem se nalazi padajuća lista. Klikom na trougao desno od bilo koje ćelije u nizu, vidimo da je vrijednost koju trebamo dodana već postojećim elementima liste. Sada, ako želite, možete ga odabrati da biste ga umetnuli u element tabele.

Ali šta učiniti ako se lista vrijednosti ne povuče iz zasebne tablice, već je ručno unesena? Dodavanje elementa u ovom slučaju ima svoj algoritam akcija.

Odaberite cijeli raspon tablica, čiji elementi se nalaze s padajuće liste. Idite na karticu "Data" i ponovo kliknite na dugme "Verifikacija podataka" u grupi "Rad sa podacima".

Počinje prozor za provjeru valjanosti ulaza. Premjesti u odjeljak "Opcije". Kao što vidite, sva podešavanja su potpuno ista kao što smo ih ranije postavili. Mi smo u ovom slučaju zainteresovani za to područje "Izvor". Dodamo tu na listu koja već ima, odvojena točka-zarezom (;) vrijednost ili vrijednosti koje želimo vidjeti u padajućoj listi. Nakon dodavanja kliknemo na "OK".

Sada, ako otvorimo padajuću listu u nizu tabela, videćemo dodatnu vrednost tamo.

Ukloni stavku

Uklanjanje elementa liste vrši se prema istom algoritmu kao i dodavanje.

Ako su podaci izvučeni iz niza tablica, idite na ovu tablicu i kliknite desnim klikom na ćeliju u kojoj se nalazi vrijednost, koju treba izbrisati. U kontekstnom meniju zaustavite izbor na opciji "Obriši ...".

Prozor za brisanje ćelija se otvara gotovo isto kao što smo vidjeli prilikom dodavanja. Ovde ponovo postavljamo prekidač na poziciju "String" i kliknite na "OK".

Niz iz niza tablica, kao što vidimo, se briše.

Sada se vraćamo na tablicu u kojoj se nalaze ćelije sa padajućom listom. Kliknemo na trougao desno od bilo koje ćelije. Na listi koja se otvara, vidimo da nedostaje izbrisana stavka.

Šta učiniti ako se vrijednosti ručno dodaju u prozor za provjeru podataka, a ne uz pomoć dodatne tablice?

Izaberite raspon tabele sa padajućom listom i idite na prozor za provjeru vrijednosti, kao što smo to već učinili. U navedenom prozoru, pređite na odeljak "Opcije". U području "Izvor" izaberite vrednost koju želite da obrišete pomoću kursora. Zatim kliknite na dugme Izbriši na tastaturi.

Nakon brisanja stavke, kliknite na "OK". Sada neće biti u padajućoj listi, kao što smo vidjeli u prethodnoj opciji sa tabelom.

Potpuno uklanjanje

Istovremeno, postoje situacije u kojima padajuća lista mora biti potpuno uklonjena. Ako vam nije važno da su uneseni podaci sačuvani, brisanje je vrlo jednostavno.

Odaberite cijeli niz gdje se nalazi padajuća lista. Pomaknite se na karticu "Home". Kliknite na ikonu "Očisti"koji se stavlja na traku u bloku Uređivanje. U meniju koji se otvori, izaberite poziciju "Obriši sve".

Kada se odabere ova radnja, sve vrijednosti u odabranim elementima lista će biti izbrisane, formatiranje će biti izbrisano, a pored toga, glavni cilj zadatka će biti postignut: padajuća lista će biti uklonjena i sada možete ručno unijeti sve vrijednosti u ćelije.

Osim toga, ako korisnik ne mora da sačuva unesene podatke, postoji još jedna mogućnost da izbrišete padajuću listu.

Izaberite opseg praznih ćelija, što je ekvivalentno opsegu elemenata niza sa padajućom listom. Pomaknite se na karticu "Home" i tu kliknemo na ikonu "Kopiraj"koja je lokalizirana na vrpci u tom području "Clipboard".
Takođe, umesto ove akcije možete kliknuti na označeni fragment desnom tipkom miša i zaustaviti se na opciji "Kopiraj".
Još je lakše primijeniti set tipki odmah nakon odabira. Ctrl + C.
Nakon toga, odaberite taj fragment niza tablica, gdje se nalaze padajući elementi. Pritisnemo dugme Zalijepilokaliziran na vrpci na kartici "Home" u odeljku "Clipboard".
Druga opcija je desnim klikom na odabir i zaustavljanje odabira opcije Zalijepi u grupi "Opcije umetanja".
Konačno, moguće je jednostavno označiti željene ćelije i upisati kombinaciju tipki. Ctrl + V.
Za bilo koji od gore navedenih, umjesto ćelija koje sadrže vrijednosti i padajuće liste, bit će umetnut apsolutno čist fragment.

Ako želite, na isti način možete umetnuti ne prazan opseg, već kopirani fragment s podacima. Nedostatak padajućih lista je da ne možete ručno unositi podatke koji nisu na listi, ali ih možete kopirati i zalijepiti. U ovom slučaju, provjera podataka neće raditi. Štaviše, kako smo saznali, sama struktura padajuće liste će biti uništena.

Često je potrebno ukloniti padajuću listu, ali istovremeno ostaviti vrijednosti koje su unesene pomoću nje i formatiranje. U tom slučaju, potrebno je poduzeti ispravnije radnje za uklanjanje navedenog alata za punjenje.

Izaberite ceo fragment u kojem se nalaze stavke sa padajućom listom. Pomaknite se na karticu "Data" i kliknite na ikonu "Verifikacija podataka"koji se, kako se sjećamo, nalazi na traci u grupi "Rad sa podacima".

Otvara se dobro poznati prozor za validaciju ulaza. Budući da se nalazite u bilo kom dijelu navedenog alata, potrebno je izvršiti jednu akciju - kliknite na gumb. "Obriši sve". Nalazi se u donjem lijevom uglu prozora.

Nakon toga, prozor za provjeru podataka može se zatvoriti klikom na standardni gumb za zatvaranje u gornjem desnom kutu u obliku križa ili gumba "OK" na dnu prozora.

Zatim odaberite bilo koju od ćelija u kojima je prethodno stavljena padajuća lista. Kao što možete vidjeti, sada ne postoji niti savjet za odabir elementa, niti trokut za pozivanje popisa s desne strane ćelije. U isto vrijeme, formatiranje i sve vrijednosti koje su unesene korištenjem popisa ostaju netaknute. To znači da smo se uspješno nosili sa zadatkom: alatka koju više ne trebamo briše se, ali rezultati njenog rada ostaju netaknuti.

Kao što možete vidjeti, padajuća lista može uvelike olakšati uvođenje podataka u tablice, kao i spriječiti uvođenje netočnih vrijednosti. To će smanjiti broj grešaka prilikom popunjavanja tablica. Ako je potrebno dodati bilo koju vrijednost, uvijek možete izvršiti postupak uređivanja. Opcija uređivanja zavisi od metode kreiranja. Nakon popunjavanja tabele, možete ukloniti padajuću listu, iako to nije potrebno. Većina korisnika preferira da je napusti čak i nakon završetka radova na popunjavanju tablice podacima.