Radi lakšeg rada sa velikim brojem podataka u tabelama, moraju se stalno naručivati prema određenom kriterijumu. Pored toga, za specifične svrhe, ponekad nije potreban čitav niz podataka, već samo pojedinačne linije. Stoga, da ne bismo bili zbunjeni u ogromnoj količini informacija, racionalno bi rješenje bilo pojednostavljenje podataka i filtriranje iz drugih rezultata. Hajde da saznamo kako da sortiramo i filtriramo podatke u programu Microsoft Excel.
Jednostavno sortiranje podataka
Sortiranje je jedan od najpogodnijih alata za rad u programu Microsoft Excel. Pomoću njega možete poredati redove tabele po abecednom redu, prema podacima koji se nalaze u ćelijama kolona.
Sortiranje podataka u programu Microsoft Excel može se izvršiti pomoću gumba "Sortiraj i filtriraj", koji se nalazi na kartici "Početna" na traci u alatnoj traci "Uređivanje". Ali prvo, moramo da kliknemo na bilo koju ćeliju u koloni na kojoj ćemo sortirati.
Na primer, u tabeli ispod, zaposleni treba da budu sortirani po abecednom redu. Postajemo u bilo kojoj ćeliji stupca "Ime" i kliknemo na "Sortiraj i filtriraj". Da biste sortirali imena po abecednom redu, sa liste koja se pojavi, izaberite stavku "Sortiraj od A do Z".
Kao što možete vidjeti, svi podaci u tablici se nalaze, prema abecednom popisu imena.
Da biste izvršili sortiranje obrnutim redoslijedom, u istom izborniku odaberite gumb Sortiraj od Z do A ".
Lista se obnavlja obrnutim redoslijedom.
Treba napomenuti da je ova vrsta sortiranja naznačena samo sa tekstualnim formatom podataka. Na primer, kada je naveden format broja, određuje se vrsta „Od minimuma do maksimuma“ (i obrnuto), a kada je određen format datuma „Od starog do novog“ (i obrnuto).
Prilagođeno sortiranje
Ali, kao što vidimo, sa navedenim tipovima sortiranja po istoj vrijednosti, podaci koji sadrže imena iste osobe raspoređeni su u proizvoljnom redu unutar raspona.
I šta da radimo ako želimo da sortiramo imena po abecednom redu, ali na primer, ako se ime podudara, napravite raspored podataka po datumu? Da biste to uradili, kao i da koristite neke druge funkcije, sve u istom meniju "Sortiraj i filtriraj", potrebno je da idemo na stavku "Prilagođeno sortiranje ...".
Nakon toga se otvara prozor za podešavanje sortiranja. Ako postoje naslovi u vašoj tabeli, onda imajte na umu da u ovom prozoru mora biti kvačica pored "Moji podaci sadrže naslove".
U polje "Kolona" navedite ime kolone koja će biti sortirana. U našem slučaju, ovo je kolona "Ime". U polju "Sortiranje" označava se koji tip sadržaja će biti sortiran. Postoje četiri opcije:
- Vrijednosti;
- Boja ćelija;
- Boja fonta;
- Ikona ćelije
Ali, u većini slučajeva, koristi se stavka „Vrednosti“. Podrazumevano je postavljeno. U našem slučaju, mi ćemo koristiti i ovu stavku.
U koloni "Nalog" potrebno je da odredimo redosled kojim će se podaci nalaziti: "Od A do Z" ili obrnuto. Odaberite vrijednost "Od A do Z".
Dakle, postavili smo sortiranje po jednom od stupaca. Da biste prilagodili sortiranje u drugoj koloni, kliknite na dugme "Dodaj nivo".
Pojavljuje se još jedan niz polja, koji se već popunjava za sortiranje po drugoj koloni. U našem slučaju, u koloni "Datum". Budući da je format datuma postavljen u ovim ćelijama, u polju "Naručivanje" postavljamo vrednosti ne "Od A do Z", već "Od starog ka novom", ili "Od novog do starog."
Na isti način, u ovom prozoru, možete konfigurirati, ako je potrebno, i sortirati po drugim stupcima po redoslijedu prioriteta. Kada su sva podešavanja završena, kliknite na dugme "OK".
Kao što vidite, sada se u našoj tabeli svi podaci sortiraju, pre svega, imenom zaposlenika, a zatim datumima plaćanja.
Ali, to nisu sve karakteristike prilagođenog sortiranja. Ako želite, u ovom prozoru možete konfigurirati sortiranje ne po stupcima, već po redovima. Da biste to uradili, kliknite na dugme "Parametri".
U otvorenom prozoru parametara sortiranja, pomaknite prekidač iz pozicije "Linije dometa" u položaj "Kolone opsega". Kliknite na dugme "OK".
Sada, po analogiji sa prethodnim primerom, možete uneti podatke za sortiranje. Unesite podatke i kliknite na dugme "OK".
Kao što možete vidjeti, nakon toga, stupci su obrnuti prema unesenim parametrima.
Naravno, za naš stol, uzet kao primjer, korištenje sortiranja s promjenom lokacije stupaca nije osobito korisno, ali za neke druge tablice ova vrsta sortiranja može biti vrlo prikladna.
Filter
Pored toga, u programu Microsoft Excel postoji funkcija filtriranja podataka. Omogućava vam da ostavite vidljive samo podatke koje smatrate prikladnim i da sakrijete ostatak. Ako je potrebno, skriveni podaci se uvijek mogu vratiti u vidljivi mod.
Da bismo koristili ovu funkciju, kliknemo na bilo koju ćeliju u tabeli (i po mogućnosti u zaglavlju), ponovo kliknemo na "Sortiraj i filtriraj" dugme u traci sa alatkama "Uređivanje". Ali, ovaj put u izborniku koji se pojavi, odaberite stavku "Filter". Možete i umjesto ovih akcija jednostavno pritisnuti kombinaciju tipki Ctrl + Shift + L.
Kao što možete videti, u ćelijama sa imenom svih kolona pojavila se ikona u obliku kvadrata u koji je ispisan obrnuti trougao.
Kliknite na ovu ikonu u koloni prema kojoj ćemo filtrirati. U našem slučaju, odlučili smo da filtriramo po imenu. Na primer, moramo ostaviti podatke samo zaposlenom Nikolaevu. Stoga uklanjamo krpelj sa imena svih drugih radnika.
Kada je postupak završen, kliknite na dugme "OK".
Kao što vidimo, u tabeli su bile samo linije sa imenom zaposlenog u Nikolaevu.
Hajde da kompliciramo zadatak i ostavimo u tabeli samo podatke koji se odnose na Nikolaev za III kvartal 2016. godine. Da biste to uradili, kliknite na ikonu u ćeliji "Datum". U listi koja se otvara, uklonite kvačicu iz meseci "maj", "jun" i "oktobar", jer se oni ne odnose na treći kvartal, i kliknite na dugme "OK".
Kao što vidite, postoje samo podaci koji su nam potrebni.
Da biste uklonili filter na određenoj koloni i prikazali skrivene podatke, ponovo kliknite na ikonu koja se nalazi u ćeliji sa imenom ove kolone. U meniju koji se otvori, kliknite na stavku "Ukloni filtar iz ...".
Ako želite resetirati filter kao cjelinu prema tablici, tada morate kliknuti na gumb "Sortiraj i filtriraj" na vrpci, te odabrati "Clear".
Ako je potrebno da potpuno uklonite filter, onda, kao i na njegovom lansiranju, u istom meniju, izaberite stavku "Filter" ili upišite kombinaciju tastera na tastaturi Ctrl + Shift + L.
Pored toga, treba napomenuti da nakon što smo uključili funkciju "Filter", kada kliknete na odgovarajuću ikonu u ćelijama zaglavlja tabele, u prikazanom meniju, dostupne su funkcije sortiranja, što smo rekli gore: "Sortiraj od A do Z" , "Sortiraj od Z do A" i "Sortiraj po boji".
Vodič: Kako koristiti auto filter u programu Microsoft Excel
Smart table
Sortiranje i filtriranje se mogu aktivirati i tako što područje podataka sa kojim radite pretvara u takozvanu “pametnu tablicu”.
Postoje dva načina za kreiranje pametne tabele. Da biste koristili prvu od njih, izaberite celu površinu tabele i, pošto ste na kartici Početak, kliknite na dugme na vrpci Format kao sto. Ovo dugme se nalazi u alatnoj traci Stilovi.
Zatim izaberite jedan od omiljenih stilova na listi koja se otvara. Izbor tabele neće uticati na funkcionalnost tabele.
Nakon toga otvara se dijaloški okvir u kojem možete promijeniti koordinate tablice. Ali, ako ste prethodno prethodno ispravno odabrali područje, onda se ništa drugo ne treba uraditi. Glavna stvar je napomenuti da postoji kvačica pored parametra "Tabela sa zaglavljima". Zatim kliknite na dugme "OK".
Ako odlučite da koristite drugi metod, onda takođe morate da izaberete celu površinu tabele, ali ovaj put idite na karticu "Insert". Dok ste ovdje, na vrpci u "Tables" toolbox-u, trebate kliknuti na gumb "Table".
Nakon toga, kao i prošli put, otvorit će se prozor u kojem možete prilagoditi koordinate položaja tablice. Kliknite na dugme "OK".
Bez obzira na metodu koju koristite prilikom kreiranja pametne tabele, završićete sa tabelom, u ćelijama kape koje će biti instalirane ranije prikazane ikone filtera.
Kada kliknete na ovu ikonu, sve iste funkcije će biti dostupne kao kod pokretanja filtera na standardni način preko dugmeta "Sortiraj i filtriraj".
Lekcija: Kako napraviti tablicu u programu Microsoft Excel
Kao što možete vidjeti, alati za sortiranje i filtriranje, kada se pravilno koriste, mogu uvelike olakšati rad s tablicama. Naročito je relevantno pitanje njihove upotrebe u slučaju da tabela sadrži vrlo veliki niz podataka.
