Kada radite u Excelu, neke tabele dostižu prilično impresivnu veličinu. To dovodi do činjenice da se veličina dokumenta povećava, ponekad dosežu čak desetak megabajta ili više. Povećanje težine Excel radne sveske dovodi ne samo do povećanja prostora koji zauzima na hard disku, već, što je još važnije, do usporavanja brzine izvršavanja različitih akcija i procesa u njemu. Jednostavno rečeno, kada radite sa takvim dokumentom, Excel počinje da se usporava. Stoga, pitanje optimizacije i smanjenja veličine takvih knjiga postaje hitno. Da vidimo kako možete smanjiti veličinu datoteke u Excelu.
Postupak za smanjenje veličine knjige
Optimizacija proširenog fajla treba da bude u više pravaca odjednom. Mnogi korisnici ne nagađaju, ali često Excelova radna sveska sadrži mnogo nepotrebnih informacija. Kada je fajl mali, niko mu ne obraća posebnu pažnju, ali ako dokument postane glomazan, potrebno je da ga optimizujete sa svim mogućim parametrima.
Metoda 1: smanjite radni opseg
Radni opseg je oblast u kojoj Excel pamti akcije. Prilikom preračunavanja dokumenta program ponovo izračunava sve ćelije radnog prostora. Ali to ne odgovara uvijek rasponu u kojem korisnik stvarno radi. Na primjer, nenamjerno postavljen prostor daleko ispod tablice će proširiti veličinu radnog raspona na element gdje se taj prostor nalazi. Ispostavlja se da će Excel ponovo izračunati hrpu praznih ćelija svaki put. Da vidimo kako možete riješiti ovaj problem na primjeru određene tablice.
- Prvo, pogledajte njegovu težinu pre optimizacije, da biste uporedili šta će biti nakon procedure. To se može učiniti pomicanjem na karticu "Datoteka". Idite na odeljak "Detalji". U desnom dijelu otvorenog prozora prikazana su glavna svojstva knjige. Prva stavka svojstava je veličina dokumenta. Kao što vidite, u našem slučaju to je 56,5 kilobajta.
- Pre svega, trebalo bi da saznate kako se stvarna radna površina lista razlikuje od one koja je korisniku zaista potrebna. To je prilično lako uraditi. Postajemo u bilo kojoj ćeliji tabele i upisujemo kombinaciju tipki Ctrl + End. Excel odmah prelazi u poslednju ćeliju, koju program smatra krajnjim elementom radnog prostora. Kao što možete da vidite, u našem konkretnom slučaju, to je linija 913383. S obzirom da tabela zauzima samo prvih šest redova, može se reći da su linije 913377 zapravo beskorisno opterećenje koje ne samo da povećava veličinu datoteke, već i zbog Stalno preračunavanje čitavog raspona programa prilikom izvođenja bilo koje akcije dovodi do usporavanja rada na dokumentu.
Naravno, u stvarnosti, takav veliki jaz između stvarnog radnog opsega i onoga što Excel uzima za njega je prilično rijedak, a mi smo uzeli tako velik broj linija za jasnoću. Iako, ponekad postoje čak i slučajevi kada se cijelo područje lista smatra radnim područjem.
- Da biste riješili ovaj problem, morate izbrisati sve linije, počevši od prvog praznog i do samog kraja lista. Da biste to uradili, izaberite prvu ćeliju koja se nalazi odmah ispod tabele i upišite kombinaciju tastera Ctrl + Shift + strelica nadole.
- Kao što možete vidjeti, nakon toga, svi elementi prvog stupca su odabrani, počevši od određene ćelije i do kraja tablice. Zatim kliknite na sadržaj desnom tipkom miša. U otvorenom kontekstnom meniju izaberite stavku "Izbriši".
Mnogi korisnici pokušavaju izbrisati klikom na gumb. Izbriši na tastaturi, ali to nije tačno. Ova akcija briše sadržaj ćelija, ali ih ne briše. Dakle, u našem slučaju to neće pomoći.
- Nakon što smo izabrali stavku "Obriši ..." u kontekstnom meniju otvara se prozor za uklanjanje malih ćelija. Stavili smo ga u položaj "String" i kliknite na dugme "OK".
- Sve linije odabranog raspona su izbrisane. Obavezno sačuvajte knjigu klikom na ikonu diskete u gornjem levom uglu prozora.
- Sada da vidimo kako nam je to pomoglo. Izaberite bilo koju ćeliju u tabeli i otkucajte prečicu Ctrl + End. Kao što vidite, Excel je izabrao poslednju ćeliju tabele, što znači da je ona sada poslednji element radnog prostora lista.
- Sada prelazimo na odeljak "Detalji" tabs "Datoteka"saznali koliko je težina našeg dokumenta smanjena. Kao što vidite, sada je 32,5 KB. Podsjetimo se da je prije postupka optimizacije njegova veličina bila 56,5 KB. Tako je smanjena za više od 1,7 puta. Ali u ovom slučaju, glavno postignuće nije ni smanjenje težine dosijea, već činjenica da je program sada izuzeta od ponovnog prebrojavanja praktično neiskorišćenog opsega, što će značajno povećati brzinu obrade dokumenta.
Ako knjiga sadrži nekoliko listova sa kojima radite, potrebno je izvršiti sličan postupak sa svakim od njih. Ovo će dodatno smanjiti veličinu dokumenta.
Metoda 2: eliminišite redundantno formatiranje
Drugi važan faktor koji čini Excelov dokument težim je suvišno formatiranje. To može uključivati upotrebu različitih tipova fontova, granica, formata brojeva, ali prije svega to se odnosi na popunjavanje ćelija različitim bojama. Dakle, pre nego što formatirate fajl, morate da razmislite dvaput, i da li se isplati to uraditi ili bez ove procedure, lako možete to učiniti.
Ovo se posebno odnosi na knjige koje sadrže veliku količinu informacija, koje same već imaju znatnu veličinu. Dodavanje formatiranja u knjigu može povećati njegovu težinu čak i nekoliko puta. Stoga je potrebno izabrati “zlatnu sredinu” između vidljivosti informacija prikazanih u dokumentu i veličine datoteke, da bi se formatiranje primijenilo samo tamo gdje je stvarno potrebno.
Još jedan faktor vezan za formatiranje, ponderiranje je da neki korisnici više vole formatirati ćelije "s marginom". To jest, oni formiraju ne samo samu tabelu, već i opseg koji se nalazi ispod njega, ponekad čak i do kraja lista, uz očekivanje da će kada se novi redovi dodaju tabeli, neće biti potrebno da ih svaki put formatirate.
Međutim, nije poznato tačno kada će biti dodane nove linije i koliko će ih biti dodano, a sa takvim preliminarnim formatiranjem napravit ćete datoteku čak i sada, što će također imati negativan utjecaj na brzinu rada s ovim dokumentom. Prema tome, ako ste formatiranje primijenili na prazne ćelije koje nisu uključene u tablicu, svakako je morate ukloniti.
- Prvo, morate odabrati sve ćelije koje se nalaze ispod opsega sa podacima. Da biste to uradili, kliknite na broj prve prazne linije na vertikalnom panelu koordinata. Cela linija je označena. Nakon toga koristite kombinaciju vrućih tipki koje već znamo. Ctrl + Shift + strelica nadole.
- Nakon toga, označen je čitav raspon redova ispod dijela tablice ispunjen podacima. Biti na kartici "Home" kliknite na ikonu "Očisti"koji se nalazi na traci u bloku alata Uređivanje. Otvara se mali izbornik. Izaberite poziciju u njoj "Obriši formate".
- Nakon ove akcije u svim ćelijama odabranog raspona, formatiranje će biti uklonjeno.
- Na isti način, možete ukloniti nepotrebno formatiranje u samoj tabeli. Da bismo to učinili, odabiremo pojedinačne ćelije ili raspon u kojem smatramo da je formatiranje minimalno korisno, kliknite na gumb. "Očisti" Na traci i sa liste izaberite stavku "Obriši formate".
- Kao što možete vidjeti, formatiranje u odabranom rasponu tablice je potpuno uklonjeno.
- Nakon toga, vraćamo se u ovaj raspon neke elemente oblikovanja koje smatramo prikladnima: granice, numeričke formate, itd.
Gore navedeni koraci će pomoći da se značajno smanji veličina radne knjige programa Excel i ubrza rad u njoj. Međutim, bolje je prvo formatiranje koristiti samo tamo gdje je zaista prikladno i potrebno, nego trošiti vrijeme na optimiziranje dokumenta.
Lekcija: Formatiranje Excel tabela
Metod 3: brisanje veza
U nekim dokumentima, veoma veliki broj linkova, odakle se vuku vrednosti. To takođe može ozbiljno usporiti brzinu rada u njima. Spoljašnje veze sa drugim knjigama posebno snažno utiču na ovu izložbu, iako interne veze takođe imaju negativan uticaj na brzinu. Ako izvor iz kojeg veza uzima informaciju nije stalno ažuriran, to jest, ima smisla zamijeniti referentne adrese u ćelijama s normalnim vrijednostima. Ovo može povećati brzinu rada sa dokumentom. Možete vidjeti da li se veza ili vrijednost nalazi u određenoj ćeliji, možete u traci s formulama nakon odabira elementa.
- Izaberite oblast koja sadrži veze. Biti na kartici "Home", kliknite na dugme "Kopiraj" koji se nalazi na vrpci u grupi postavki "Clipboard".
Alternativno, nakon odabira raspona, možete koristiti kombinaciju vrućih tipki. Ctrl + C.
- Nakon što smo kopirali podatke, ne uklanjajte selekciju iz područja, već kliknite na nju desnom tipkom miša. Pokreće se kontekstni meni. U njemu u bloku "Opcije umetanja" kliknite na ikonu "Vrijednosti". Izgleda kao piktogram sa prikazanim slikama.
- Nakon toga, sve veze u odabranoj oblasti će biti zamijenjene statističkim vrijednostima.
Ali mora se zapamtiti da ova opcija optimizacije Excel radne knjige nije uvijek prihvatljiva. Može se koristiti samo kada podaci iz izvornog izvora nisu dinamični, tj. Ne mijenjaju se s vremenom.
Metod 4: promena formata
Drugi način da se značajno smanji veličina datoteke je da se promeni njegov format. Ovaj metod verovatno pomaže više od svih drugih da komprimuju knjigu, iako gore navedene opcije takođe treba da se koriste u kombinaciji.
U Excelu postoji nekoliko "izvornih" formata datoteka - xls, xlsx, xlsm, xlsb. Xls format je bio osnovno proširenje za programsku verziju programa Excel 2003 i ranije. Već je zastario, ali ipak, mnogi korisnici i dalje nastavljaju da se prijavljuju. Osim toga, postoje slučajevi kada se morate vratiti na rad sa starim datotekama koje su stvorene prije mnogo godina čak iu vrijeme nedostatka modernih formata. Da ne spominjemo činjenicu da mnogi programi trećih strana koji ne znaju kako da upravljaju kasnijim verzijama Excel dokumenata rade sa knjigama sa ovim nastavkom.
Treba napomenuti da knjiga sa xls ekstenzijom ima mnogo veću veličinu od modernog analognog xlsx formata, koji Excel trenutno koristi kao glavni. Pre svega, to je zbog činjenice da su xlsx fajlovi zapravo komprimovane arhive. Prema tome, ako koristite xls ekstenziju, ali želite da smanjite težinu knjige, to se može uraditi jednostavnim rezanjem u xlsx formatu.
- Da biste dokument iz xls formata pretvorili u xlsx format, idite na karticu "Datoteka".
- U prozoru koji se otvara odmah obratite pažnju na odeljak "Detalji"gdje je naznačeno da je trenutno težina dokumenta 40 Kb. Zatim kliknite na ime "Sačuvaj kao ...".
- Otvara se prozor za spremanje. Ako želite, možete otići u novi direktorij u njemu, ali za većinu korisnika je zgodnije pohraniti novi dokument na istom mjestu kao izvor. Ime knjige, po želji, može se promijeniti u polju "File Name", iako ne nužno. Najvažnije u ovoj proceduri je staviti na teren "Tip datoteke" značenje "Excel radna knjiga (.xlsx)". Nakon toga možete pritisnuti dugme "OK" na dnu prozora.
- Nakon što je spremanje završeno, idite na odjeljak "Detalji" tabs "Datoteka", da biste videli koliko je težine smanjeno. Kao što možete vidjeti, sada je 13,5 KB u odnosu na 40 KB prije postupka konverzije. Odnosno, samo jedno čuvanje u modernom formatu omogućilo nam je da oborimo knjigu skoro tri puta.
Osim toga, u Excelu postoji još jedan moderan xlsb format ili binarna knjiga. U njemu se dokument pohranjuje u binarnom kodiranju. Ove datoteke teže čak i manje od xlsx knjiga. Pored toga, jezik na kojem se pišu najbliži je Excel-u. Dakle, radi sa takvim knjigama brže nego sa bilo kojim drugim nastavkom. Istovremeno, knjiga određenog formata u smislu funkcionalnosti i mogućnosti korišćenja različitih alata (formatiranje, funkcije, grafika, itd.) Nije inferiorna u odnosu na xlsx format i prelazi xls format.
Glavni razlog zašto xlsb nije postao default format u Excelu je da programi trećih strana jedva rade s njim. Na primjer, ako trebate eksportirati informacije iz programa Excel u program 1C, to se može učiniti s xlsx ili xls dokumentima, ali ne s xlsb. Ali, ako ne planirate da prenesete podatke u bilo koji program treće strane, onda možete bezbedno da sačuvate dokument u xlsb formatu. To će vam omogućiti da smanjite veličinu dokumenta i povećate brzinu rada u njemu.
Postupak za spremanje datoteke u xlsb proširenju sličan je onome koji smo napravili za xlsx ekstenziju. Na kartici "Datoteka" kliknite na stavku "Sačuvaj kao ...". U otvorenom prozoru spremanja u polju "Tip datoteke" treba odabrati opciju "Excel binarna radna knjiga (* .xlsb)". Zatim kliknite na dugme. "Sačuvaj".
Pogledamo težinu dokumenta u odeljku. "Detalji". Kao što vidite, on se još više smanjio i sada je samo 11,6 KB.
Sumirajući, možemo reći da ako radite sa datotekom u formatu, najefikasniji način da smanjite njegovu veličinu je da ponovo sačuvate u modernim xlsx ili xlsb formatima. Ako već koristite ove ekstenzije datoteka, onda da biste smanjili njihovu težinu, trebali biste ispravno konfigurirati radni prostor, ukloniti suvišno oblikovanje i nepotrebne veze. Dobit ćete najveći dobitak ako sve ove radnje izvedete u kompleksu i ne ograničavate se samo na jednu opciju.
