U Microsoft Office paketu postoji poseban program za kreiranje baze podataka i rad sa njima - Access. Ipak, mnogi korisnici više vole da u tu svrhu koriste poznatiju aplikaciju za njih - Excel. Treba napomenuti da ovaj program ima sve alate za kreiranje kompletne baze podataka (DB). Hajde da saznamo kako to da uradimo.
Proces stvaranja
Excelova baza podataka je strukturirani skup informacija raspoređenih u kolonama i redovima lista.
Prema posebnoj terminologiji, nazivaju se nizovi baza podataka "zapisi". Svaki unos sadrži informacije o pojedinom objektu.
Kolone se pozivaju "polja". Svako polje sadrži poseban parametar za sve zapise.
To znači da je okvir bilo koje baze podataka u Excelu regularna tabela.
Stvaranje tabele
Dakle, prvo moramo napraviti tabelu.
- Unesite zaglavlja polja (stupaca) baze podataka.
- Popunjavamo ime zapisa baze podataka (linije).
- Nastavljamo da popunjavamo bazu podataka.
- Nakon što je baza podataka popunjena, formatiramo informacije u njoj po našem nahođenju (font, granice, popunjavanje, izbor, položaj teksta u odnosu na ćeliju, itd.).
Time se dovršava kreiranje okvira baze podataka.
Lekcija: Kako napraviti tabelu u Excelu
Dodjeljivanje atributa baze podataka
Da bi Excel shvatio tabelu ne samo kao opseg ćelija, odnosno kao bazu podataka, ona treba da dodeli odgovarajuće atribute.
- Idite na karticu "Data".
- Odaberite cijeli raspon tablice. Kliknite desnim dugmetom miša. U kontekstnom meniju kliknite na dugme "Dodeli ime ...".
- Na grafikonu "Ime" navedite ime koje želite da pozovemo bazu podataka. Preduslov je da ime mora početi slovom, i ne smije biti mjesta u njemu. Na grafikonu "Range" Možete promijeniti adresu područja tablice, ali ako ste ga ispravno odabrali, ne morate ništa mijenjati ovdje. Opcionalno, možete navesti bilješku u odvojenom polju, ali ovaj parametar nije obavezan. Nakon što se sve promjene izvrše, kliknite na gumb. "OK".
- Kliknite na dugme "Sačuvaj" na vrhu prozora ili otkucajte prečicu na tastaturi Ctrl + S, da biste sačuvali bazu podataka na čvrstom disku ili prenosivom mediju koji je povezan sa računarom.
Možemo reći da nakon toga već imamo spremnu bazu podataka. Sa njom je moguće raditi čak iu takvom stanju kakvo je sada predstavljeno, ali mnoge prilike će biti prekinute. U nastavku ćemo objasniti kako učiniti bazu podataka funkcionalnijom.
Sortiraj i filtriraj
Rad sa bazama podataka, pre svega, omogućava mogućnost organizovanja, selekcije i sortiranja zapisa. Povežimo ove funkcije sa našom bazom podataka.
- Izaberite informacije o polju u kojem ćemo izvršiti naručivanje. Kliknite na "Sort" dugme koje se nalazi na traci na kartici "Data" u bloku alata "Sortiraj i filtriraj".
Sortiranje se može izvršiti na gotovo svakom parametru:
- abecedno ime;
- datum;
- broj, itd.
- Pojavit će se sljedeći prozor s upitom da li da koristite samo odabrano područje za sortiranje ili ga automatski proširite. Izaberite automatsko proširenje i kliknite na dugme. "Sortiraj ...".
- Otvara se prozor Sort Settings. Na terenu "Sortiraj po" navedite naziv polja na kojem će se vršiti.
- Na terenu "Sortiraj" precizira kako će se izvršiti. Za bazu podataka, najbolja opcija je da odaberete "Vrijednosti".
- Na terenu "Red" odredite redosled kojim će se izvršiti sortiranje. Za različite tipove informacija u ovom prozoru se prikazuju različite vrijednosti. Na primjer, za tekstualne podatke to će biti vrijednost "Od A do Z" ili "Z do A", i za numeričke - "Ascending" ili "Descending".
- Važno je to osigurati "Moji podaci sadrže zaglavlja" bilo je krpelja. Ako ne, onda morate staviti.
Nakon unosa svih potrebnih parametara, kliknite na dugme "OK".
Nakon toga, informacije u bazi podataka će biti sortirane prema navedenim postavkama. U ovom slučaju, razvrstali smo po imenima zaposlenih u preduzeću.
- Jedan od najpogodnijih alata za rad u Excel bazi podataka je automatski filter. Izaberite ceo opseg baze podataka iu bloku postavki "Sortiraj i filtriraj" kliknite na dugme "Filter".
- Kao što možete vidjeti, nakon toga se ikone pojavljuju u ćelijama s imenom polja u obliku obrnutih trokuta. Kliknite na ikonu kolone čija ćemo vrijednost filtrirati. U otvorenom prozoru uklanjamo kvačice iz tih vrijednosti, zapise s kojima želimo sakriti. Nakon izbora, kliknite na dugme. "OK".
Kao što možete vidjeti, nakon toga, linije koje sadrže vrijednosti iz kojih smo uklonili kvačice bile su skrivene iz tablice.
- Da biste vratili sve podatke na ekran, kliknite na ikonu kolone na kojoj je izvršeno filtriranje, au otvorenom prozoru označite sve okvire ispred svih stavki. Zatim kliknite na dugme "OK".
- Da biste potpuno uklonili filtriranje, kliknite na dugme. "Filter" na kaseti.
Lekcija: Sortiranje i filtriranje podataka u Excelu
Search
Ako postoji velika baza podataka, pogodno je pretraživati je uz pomoć posebnog alata.
- Da biste to uradili, idite na karticu "Home" i na traci u bloku alata Uređivanje pritisnite dugme "Pronađi i istakni".
- Otvara se prozor u kojem trebate odrediti željenu vrijednost. Nakon toga kliknite na dugme "Pronađi sljedeće" ili "Pronađi sve".
- U prvom slučaju, prva ćelija u kojoj postoji određena vrijednost postaje aktivna.
U drugom slučaju, otvara se cijeli popis ćelija koje sadrže ovu vrijednost.
Lekcija: Kako pretraživati u Excelu
Pinning areas
Zgodan je prilikom kreiranja baze podataka za popravljanje ćelije sa imenom zapisa i polja. Kada radite sa velikom bazom - to je samo preduslov. Inače ćete konstantno morati trošiti vrijeme na pomicanje po listu da biste vidjeli koji red ili stupac odgovara određenoj vrijednosti.
- Izaberite ćeliju, oblast iznad i levo od koje želite da popravite. Nalazi se odmah ispod zaglavlja i desno od imena unosa.
- Biti na kartici "Pogled" kliknite na dugme "Zakačite područje"koji se nalazi u grupi alata "Prozor". U padajućoj listi izaberite vrednost "Zakačite područje".
Sada će imena polja i zapisa uvijek biti ispred vaših očiju, bez obzira na to koliko se kretali kroz listu podataka.
Lekcija: Kako popraviti područje u Excelu
Padajuća lista
Za neka polja tabele, biće optimalno organizovati padajuću listu tako da korisnici, dodavanjem novih zapisa, mogu odrediti samo određene parametre. To je tačno, na primer, za polje "Paul". Uostalom, mogu postojati samo dvije opcije: muško i žensko.
- Napravite dodatnu listu. Najpovoljnije je da bude postavljen na drugi list. U njemu navodimo listu vrijednosti koja će se pojaviti u padajućoj listi.
- Odaberite ovu listu i kliknite na nju desnom tipkom miša. U meniju koji se pojavi izaberite stavku "Dodeli ime ...".
- Otvara se već poznati prozor. U odgovarajućem polju, dodelite ime našem opsegu, u skladu sa uslovima koji su već opisani.
- Vraćamo se na listu sa bazom podataka. Odaberite opseg na koji će se primijeniti padajući popis. Idite na karticu "Data". Pritisnemo dugme "Verifikacija podataka"koji se nalazi na traci u bloku alata "Rad sa podacima".
- Otvara se prozor za provjeru vidljive vrijednosti. Na terenu "Tip podataka" postavite prekidač u položaj "Lista". Na terenu "Izvor" postaviti znak "=" i odmah nakon toga, bez razmaka, upišite ime padajuće liste, koju smo joj dali malo više. Nakon toga kliknite na dugme "OK".
Sada, kada pokušate da unesete podatke u opseg u kojem je ograničenje postavljeno, pojavit će se lista u kojoj možete birati između jasno definiranih vrijednosti.
Ako pokušate da napišete proizvoljne znakove u ovim ćelijama, pojavit će se poruka o pogrešci. Moraćete se vratiti i napraviti ispravan unos.
Lekcija: Kako napraviti padajuću listu u Excelu
Naravno, Excel je inferioran po svojim mogućnostima za specijalizovane programe za kreiranje baza podataka. Međutim, ima alat koji u većini slučajeva zadovoljava potrebe korisnika koji žele da kreiraju bazu podataka. S obzirom na činjenicu da su Excel funkcije, u poređenju sa specijalizovanim aplikacijama, poznate običnim korisnicima mnogo bolje, onda u tom pogledu razvoj Microsofta ima čak i neke prednosti.
