Malo ljudi će voljeti dugo i monotono unositi istu ili istu vrstu podataka u tabelu. Ovo je prilično dosadan posao, uzimajući puno vremena. Excel ima mogućnost automatiziranja unosa takvih podataka. Za to je osigurana funkcija stanica za automatsko dovršavanje. Da vidimo kako to radi.
Zadatak AutoFill u Excelu
Automatsko dovršavanje u Microsoft Excel-u vrši se pomoću posebnog markera za punjenje. Da biste pozvali ovu alatku, trebate postaviti kursor na donju desnu ivicu bilo koje ćelije. Pojavljuje se mali crni krst. Ovo je marker za popunjavanje. Potrebno je samo da pritisnete levi taster miša i povučete na stranu lista gde želite da popunite ćelije.
Kako će se ćelije popuniti zavisi od tipa podataka koji se nalaze u izvornoj ćeliji. Na primjer, ako postoji običan tekst u obliku riječi, tada se povlačenjem s oznakom za popunjavanje kopira u druge ćelije lista.
Automatsko popunjavanje ćelija brojevima
Najčešće, automatsko dovršavanje se koristi za unos velikog niza brojeva koji slijede u redu. Na primjer, u određenoj ćeliji je broj 1, i moramo brojati ćelije od 1 do 100.
- Aktivirajte marker ispunjavanja i povucite ga prema dolje do potrebnog broja ćelija.
- Ali, kao što vidimo, samo je jedna jedinica kopirana u sve ćelije. Kliknite na ikonu koja se nalazi u donjem lijevom dijelu popunjenog područja i zove se "Opcije automatskog popunjavanja".
- Na listi koja se otvori, postavite prekidač na stavku "Fill".
Kao što možete vidjeti, nakon toga je cijeli traženi raspon bio popunjen brojevima u redu.
Ali to možete učiniti još lakšim. Nećete morati pozivati opcije automatskog dovršavanja. Da biste to uradili, kada povučete ručicu za punjenje, a zatim držite levi taster miša, potrebno je da držite drugo dugme Ctrl na tastaturi. Nakon toga odmah se pojavljuje popunjavanje ćelija brojevima.
Postoji i način da se napravi serija autokompletne progresije.
- Prva dva broja progresije unosimo u susjedne ćelije.
- Izaberite ih. Pomoću markera za popunjavanje unosimo podatke u druge ćelije.
- Kao što možete videti, kreira se sekvencijalni niz brojeva sa datim korakom.
Alat za punjenje
Excel takođe ima poseban alat koji se zove "Fill". Nalazi se na kartici trake. "Home" u bloku alata Uređivanje.
- Mi unosimo podatke u bilo koju ćeliju, a zatim ih izaberemo i raspon ćelija koje ćemo popuniti.
- Pritisnemo dugme "Fill". Na popisu koji se pojavi, odaberite smjer u kojem želite popuniti ćelije.
- Kao što vidite, nakon ovih akcija, podaci iz jedne ćelije su kopirani na sve ostale.
Pomoću ovog alata možete popuniti ćelije sa progresijom.
- Stavite broj u ćeliju i izaberite opseg ćelija koje će biti popunjene podacima. Kliknite na dugme "Fill" i na listi koja se pojavi izaberite stavku "Progresija".
- Otvara se prozor za postavke progresije. Ovdje trebate napraviti brojne manipulacije:
- izaberite lokaciju progresije (u kolonama ili redovima);
- tip (geometrijski, aritmetički, datumi, automatsko dovršavanje);
- postavite korak (po defaultu je 1);
- postavite graničnu vrijednost (opcionalno).
Pored toga, u nekim slučajevima, postavljaju se i mjerne jedinice.
Kada su sva podešavanja izvršena, kliknite na dugme. "OK".
- Kao što možete vidjeti, nakon toga, cijeli odabrani raspon ćelija se popunjava prema pravilima progresije koju ste vi odredili.
Automatsko punjenje formule
Jedan od glavnih Excel alata su formule. Ako postoji veliki broj identičnih formula u tabeli, možete koristiti i funkciju automatskog dovršavanja. Suština se ne menja. Potrebno je na isti način popuniti marker za kopiranje formule u druge ćelije. U ovom slučaju, ako formula sadrži reference na druge ćelije, tada se po zadanom, kada se kopira na ovaj način, njihove koordinate mijenjaju prema principu relativnosti. Stoga se takve veze nazivaju relativnim.
Ako želite da adrese postanu fiksne kada se automatski popuni, potrebno je da stavite znak za dolar ispred koordinata retka i stupca u izvornoj ćeliji. Takve veze se nazivaju apsolutnim. Zatim se uobičajeni postupak automatskog popunjavanja vrši pomoću markera za popunjavanje. U svim ćelijama na ovaj način, formula će biti apsolutno nepromenjena.
Lekcija: Apsolutni i relativni linkovi u Excelu
Automatsko popunjavanje drugim vrijednostima
Pored toga, Excel obezbeđuje automatsko popunjavanje sa drugim vrednostima u redu. Na primer, ako unesete bilo koji datum, a zatim, pomoću markera za popunjavanje, izaberete druge ćelije, onda će ceo izabrani opseg biti popunjen datumima u striktnom redosledu.
Isto tako, možete automatski dovršiti u danima u tjednu (ponedjeljak, utorak, srijeda ...) ili mjesecima (siječanj, veljača, ožujak ...).
Štaviše, ako u tekstu postoji neka cifra, Excel će je prepoznati. Kada koristite marker za popunjavanje, tekst će biti kopiran sa cifrom koja se postepeno menja. Na primjer, ako u ćeliju zapišete izraz "4 building", onda u drugim ćelijama ispunjenim oznakom za popunjavanje, ovo ime će se pretvoriti u "5 zgrada", "zgrada 6", "zgrada 7" itd.
Dodajte svoje liste
Mogućnosti funkcije automatskog dovršavanja u programu Excel nisu ograničene na određene algoritme ili predefinisane liste, kao što su, na primjer, dani u tjednu. Po želji, korisnik može dodati svoj lični popis u program. Zatim, kada se bilo koja riječ iz elemenata u popisu piše u ćeliju, nakon primjene markera ispunjavanja, cijeli odabrani raspon ćelija će biti popunjen ovom listom. Da biste dodali svoju listu, potrebno je izvršiti ovaj niz radnji.
- Prelazak na karticu "Datoteka".
- Idite na odeljak "Opcije".
- Zatim pređite na pododeljak "Napredno".
- U okviru za postavke "General" u središnjem dijelu prozora kliknite na gumb "Uredi unose ...".
- Otvara se prozor s popisima. U levom delu postoje već postojeće liste. Da biste dodali novu listu, napišite ispravne riječi u polju "Stavke liste". Svaki element mora početi s novom linijom. Nakon što su sve riječi napisane, kliknite na gumb "Dodaj".
- Nakon toga, prozor popisa će se zatvoriti, a kada se ponovo otvori, korisnik će moći da vidi stavke koje je već dodao u prozor aktivnih lista.
- Sada, nakon što unesete reč koja je bila jedan od elemenata dodate liste u bilo koju ćeliju lista i primenite marker za popunjavanje, izabrane ćelije će biti popunjene znakovima iz odgovarajuće liste.
Kao što možete vidjeti, automatsko dovršavanje u Excelu je vrlo koristan i praktičan alat koji vam omogućava da značajno uštedite vrijeme na dodavanju istih podataka, duplikata popisa, itd. Prednost ovog alata je što je prilagodljiv. Možete napraviti nove liste ili promijeniti stare. Osim toga, koristeći automatsko dovršavanje, možete brzo popuniti ćelije različitim vrstama matematičkih progresija.
