Gledajući suhe figure u tabelama, na prvi pogled je teško uhvatiti ukupnu sliku koju predstavljaju. Međutim, u programu Microsoft Excel postoji grafički alat za vizualizaciju pomoću kojeg možete vizuelno predstaviti podatke sadržane u tabelama. To vam omogućava da lakše i brže apsorbujete informacije. Ovaj alat se naziva uvjetno oblikovanje. Hajde da smislimo kako da koristimo uslovno formatiranje u programu Microsoft Excel.
Najjednostavnije opcije za uvjetno oblikovanje
Da biste formatirali određenu površinu ćelije, odaberite ovo područje (najčešće stupac), a na kartici Home kliknite na gumb Conditional Formatting (Uvjetno oblikovanje), koji se nalazi na vrpci u kutiji s alatima Styles.
Nakon toga otvara se meni uvjetnog oblikovanja. Postoje tri glavne vrste formatiranja:
- Histogrami;
- Digitalne vage;
- Badges.
Da biste proizveli uslovno formatiranje u obliku histograma, izaberite kolonu sa podacima i kliknite na odgovarajuću stavku menija. Kao što možete vidjeti, postoji nekoliko tipova histograma sa gradijentom i čvrstim ispisima koje možete izabrati. Izaberite onu koja, po vašem mišljenju, najviše odgovara stilu i sadržaju tabele.
Kao što možete vidjeti, histogrami su se pojavili u odabranim ćelijama stupca. Što je veća brojčana vrijednost u ćelijama, histogram je duži. Pored toga, u verzijama programa Excel 2010, 2013 i 2016 moguće je pravilno prikazati negativne vrijednosti u histogramu. Ali u verziji iz 2007. ne postoji takva mogućnost.
Kada koristite skalu boja umjesto histograma, moguće je odabrati različite verzije ovog alata. U ovom slučaju, u pravilu, što je veća vrijednost u ćeliji, to je boja zasićena više zasićena.
Najzanimljivija i najsloženija alatka u ovom skupu funkcija formatiranja su ikone. Postoje četiri glavne grupe ikona: pravci, oblici, indikatori i procjene. Svaka opcija koju odabere korisnik pretpostavlja upotrebu različitih ikona prilikom procjene sadržaja ćelije. Celokupno odabrano područje skenira Excel, a sve vrijednosti ćelija se dijele na dijelove, prema vrijednostima navedenim u njima. Zelene ikone se primjenjuju na najveće vrijednosti, žute vrijednosti na srednji raspon, a vrijednosti u najmanjoj trećini označene su crvenim ikonama.
Prilikom odabira strelica, kao ikone, pored dizajna boja, koristi se i signalizacija u obliku smjera. Dakle, strelica, okrenuta prema gore, primjenjuje se na velike vrijednosti, lijevo - na sredinu, dolje - na malu. Kada se koriste brojke, najveće vrednosti su označene okolo, trougao je srednji, romb je mali.
Pravila dodjele ćelija
Standardno se koristi pravilo, u kojem su sve ćelije odabranog fragmenta označene određenom bojom ili ikonom, u skladu sa vrijednostima koje se nalaze u njima. Ali koristeći meni koji smo već pomenuli, možete primeniti druga pravila za označavanje.
Kliknite na stavku menija "Pravila za odabir ćelija". Kao što vidite, postoji sedam osnovnih pravila:
- More;
- Manje;
- Equal to;
- Između;
- Datum;
- Duplicate values
Razmotrite primjenu ovih akcija u primjerima. Izaberite opseg ćelija i kliknite na stavku "Više ...".
Otvara se prozor u kojem morate postaviti vrijednosti veće od broja koji će biti označen. To se radi u "Format ćelijama koje su veće". Po podrazumevanoj vrednosti, prosečna vrednost opsega se automatski uklapa ovde, ali možete podesiti bilo koju drugu ili možete odrediti adresu ćelije koja sadrži taj broj. Druga opcija je pogodna za dinamičke tablice, podaci u kojima se stalno mijenjaju, ili za ćeliju u kojoj se primjenjuje formula. Na primer, postavimo vrednost na 20,000.
U sledećem polju morate da odlučite kako će ćelije biti označene: svetlo crvena i tamno crvena boja (podrazumevano); žuti ispun i tamno žuti tekst; crveni tekst, itd. Pored toga, tu je i prilagođeni format.
Kada pređete na ovu stavku, otvara se prozor u kojem možete urediti izbor, gotovo onako kako želite, primjenom različitih opcija fonta, ispune i granice.
Kada smo se odlučili za vrijednosti u prozoru postavki za pravila odabira, kliknite na gumb "OK".
Kao što vidite, ćelije se biraju, prema utvrđenom pravilu.
Isti princip naglašava vrijednosti prilikom primjene pravila "Manje", "Između" i "Jednako". Samo u prvom slučaju, ćelije su dodijeljene manje od vrijednosti koju ste postavili; u drugom slučaju se postavlja interval brojeva, ćelije sa kojima će biti dodeljene; u trećem slučaju se daje određeni broj i dodeljuju se samo ćelije koje ga sadrže.
Pravilo odabira "Tekst sadrži" uglavnom se primjenjuje na ćelije tekstualnog formata. U prozoru za instalaciju pravila morate navesti riječ, dio riječi ili sekvencijalni skup riječi, kada se pronađe, odgovarajuće ćelije će biti označene na način na koji ste postavili.
Pravilo Datum se odnosi na ćelije koje sadrže vrijednosti u formatu datuma. U isto vreme, u podešavanjima možete podesiti izbor ćelija prema tome kada se događaj dogodio ili će se desiti: danas, juče, sutra, poslednjih 7 dana, itd.
Primjenom pravila "Dvostruke vrijednosti", možete podesiti izbor ćelija prema tome da li se podaci u njima poklapaju s jednim od kriterija: duplikat ili jedinstveni podatak.
Pravila za izbor prve i zadnje vrijednosti
Osim toga, u izborniku uvjetnog oblikovanja postoji još jedna zanimljiva stavka - "Pravila za odabir prve i zadnje vrijednosti". Ovde možete podesiti izbor samo najvećih ili najmanjih vrednosti u opsegu ćelija. U ovom slučaju, možete koristiti selekciju, kako u rednim, tako iu procentima. Postoje sljedeći kriteriji odabira koji su navedeni u odgovarajućim stavkama izbornika:
- Prvih 10 predmeta;
- Prvih 10%;
- Zadnjih 10 stavki;
- Zadnjih 10%;
- Iznadprosječno;
- Ispod proseka.
Ali, nakon što kliknete na odgovarajuću stavku, možete neznatno promijeniti pravila. Otvara se prozor u kojem je odabran tip odabira, a isto tako, ako želite, možete postaviti i drugu granicu odabira. Na primer, klikom na stavku „Prvih 10 elemenata“ u prozoru koji se otvori, u polju „Format prve ćelije“, zamenite broj 10 sa 7. Dakle, nakon što kliknete na dugme „OK“, neće biti istaknuto 10 najvećih vrednosti, ali samo 7.
Kreiranje pravila
Gore smo razgovarali o pravilima koja su već postavljena u Excelu, a korisnik može jednostavno odabrati bilo koju od njih. Ali, pored toga, ako želite, korisnik može kreirati svoja vlastita pravila.
Da biste to uradili, u bilo kom delu menija uslovnog formatiranja, kliknite na stavku “Druga pravila ...” koja se nalazi na dnu liste. ”Ili kliknite na stavku“ Kreiraj pravilo ... ”koja se nalazi u donjem delu glavnog menija uslovnog formatiranja.
Otvara se prozor u kojem morate odabrati jedan od šest tipova pravila:
- Formatirajte sve ćelije na osnovu njihovih vrijednosti;
- Formatirajte samo ćelije koje sadrže;
- Formatirajte samo prvu i zadnju vrijednost;
- Formatirajte samo vrijednosti koje su iznad ili ispod prosjeka;
- Formatirajte samo jedinstvene ili duple vrijednosti;
- Koristite formulu za određivanje formatiranih ćelija.
Prema odabranom tipu pravila, u donjem dijelu prozora potrebno je konfigurirati promjenu u opisu pravila, postaviti vrijednosti, intervale i druge vrijednosti, koje smo već spomenuli. Samo u ovom slučaju, postavljanje ovih vrijednosti će biti fleksibilnije. Takođe se postavlja promenom fonta, granica i popunjavanja, tačno kako će izgledati izbor. Nakon što su sva podešavanja izvršena, potrebno je da kliknete na dugme "OK" da biste sačuvali izvršene promene.
Upravljanje pravilima
U programu Excel možete primijeniti nekoliko pravila na isti raspon ćelija odjednom, ali samo će zadnje uneseno pravilo biti prikazano na ekranu. Da biste regulisali implementaciju različitih pravila u vezi sa određenim opsegom ćelija, potrebno je da izaberete ovaj opseg, au glavnom meniju uslovnog formatiranja idite na stavku Upravljanje pravilima.
Otvara se prozor u kojem su prikazana sva pravila koja se odnose na odabrani raspon ćelija. Pravila se primjenjuju od vrha do dna, kako su navedena. Dakle, ako se pravila proturječe jedni drugima, onda je zapravo samo najnoviji od njih prikazan na ekranu.
Da biste promenili pravila na mestima, tu su dugmad u obliku strelica okrenutih gore i dole. Da bi se pravilo prikazalo na ekranu, potrebno je da ga izaberete i kliknete na dugme u obliku strelice okrenutu nadole dok pravilo ne zauzme poslednju liniju na listi.
Postoji još jedna opcija. Potrebno je postaviti kvačicu u koloni sa imenom "Stop if true" nasuprot pravilu koje nam je potrebno. Dakle, prolazak kroz pravila od vrha do dna, program će se zaustaviti tačno na pravilu, blizu kojeg stoji ova oznaka, i neće pasti ispod, što znači da će se ovo pravilo zaista izvršiti.
U istom prozoru nalaze se tasteri za kreiranje i promenu izabranog pravila. Nakon klika na ove gumbe, pokreću se prozori za kreiranje i mijenjanje pravila, o čemu smo već govorili.
Da biste izbrisali pravilo, potrebno je da ga izaberete i kliknete na dugme "Izbriši pravilo".
Osim toga, pravila možete izbrisati preko glavnog izbornika uvjetnog formatiranja. Da biste to uradili, kliknite na stavku "Izbriši pravila". Otvara se podmeni u kojem možete izabrati jednu od opcija brisanja: ili obrišite pravila samo na odabranom rasponu ćelija ili obrišite sva pravila koja su na otvorenom Excel listu.
Kao što možete vidjeti, uvjetno oblikovanje je vrlo moćan alat za vizualizaciju podataka u tablici. Pomoću njega možete prilagoditi tablicu tako da će informacije o njoj biti ukorijenjene od strane korisnika na prvi pogled. Pored toga, uslovno formatiranje daje veću estetsku privlačnost dokumentu.
