U razvoju velikih projekata često nema dovoljno snage jednog zaposlenog. Ovaj rad uključuje čitavu grupu stručnjaka. Naravno, svaki od njih mora imati pristup dokumentu koji je predmet zajedničkog rada. U tom smislu, pitanje osiguravanja istovremenog višestrukog pristupa postaje veoma relevantno. Excel ima na raspolaganju alate koji ga mogu pružiti. Razmotrićemo nijanse primjene Excela u uvjetima istovremenog rada više korisnika s jednom knjigom.
Proces saradnje
Excel ne samo da može da obezbedi deljenje datoteka, već i da reši neke druge zadatke koji se pojavljuju u toku saradnje sa jednom knjigom. Na primjer, alati za primjenu omogućuju vam da pratite promjene koje su napravili različiti sudionici, kao i da ih odobrite ili odbacite. Hajde da saznamo šta program može ponuditi korisnicima koji su suočeni sa sličnim zadatkom.
Sharing
Ali ćemo početi sa razjašnjavanjem pitanja kako podeliti fajl. Prije svega, moram reći da se postupak uključivanja načina suradnje s knjigom ne može izvesti na poslužitelju, već samo na lokalnom računalu. Stoga, ako je dokument pohranjen na poslužitelju, prije svega, treba ga prenijeti na vaš lokalni PC i tu se moraju izvršiti sve dolje opisane radnje.
- Nakon kreiranja knjige idite na karticu "Pregledanje" i kliknite na dugme "Pristup knjizi"koji se nalazi u bloku alata "Promene".
- Zatim se aktivira prozor za kontrolu pristupa datoteci. Trebalo bi da označi parametar "Omogući višestrukim korisnicima istovremeno uređivanje knjige". Zatim kliknite na dugme "OK" na dnu prozora.
- Pojaviće se okvir za dijalog koji vas poziva da sačuvate izmenjenu datoteku. Kliknite na dugme "OK".
Nakon gore navedenih koraka, otvara se dijeljenje datoteka s različitih uređaja i pod različitim korisničkim računima. Na to ukazuje činjenica da se u gornjem dijelu prozora, iza naslova knjige, prikazuje naziv načina pristupa - "General". Sada se datoteka može ponovo prenijeti na poslužitelj.
Parameter setting
Osim toga, sve u istom prozoru za pristup datoteci, možete konfigurirati postavke za istovremeni rad. Ovo se može uraditi odmah dok je režim saradnje uključen, a parametre možete urediti nešto kasnije. Ali, naravno, njima može upravljati samo glavni korisnik, koji koordinira cjelokupni rad sa datotekom.
- Idite na karticu "Detalji".
- Ovdje možete odrediti da li želite zadržati dnevnike promjena, a ako su pohranjeni, koje vrijeme (po defaultu je uključeno 30 dana).
Takođe definiše kako se ažuriraju izmene: samo kada je knjiga sačuvana (po podrazumevanoj vrednosti) ili nakon određenog vremenskog perioda.
Veoma važan parametar je stavka. "Za konfliktne promjene". Pokazuje kako bi se program trebao ponašati ako nekoliko korisnika istovremeno uređuje istu ćeliju. Podrazumevano, postavlja se uslov konstantnog zahteva, a akcije koje od učesnika projekta imaju koristi. Ali možete uključiti i trajno stanje pod kojim će onaj koji je uspeo da sačuva promenu uvek imati prednost.
Osim toga, ako želite, možete isključiti postavke ispisa i filtre iz vašeg osobnog prikaza tako što ćete poništiti odgovarajuće potvrdne okvire.
Nakon toga, ne zaboravite izvršiti izmjene klikom na gumb. "OK".
Otvorite zajedničku datoteku
Otvaranje datoteke u kojoj je omogućeno dijeljenje ima neke posebne značajke.
- Pokrenite Excel i idite na karticu "Datoteka". Zatim kliknite na dugme "Otvori".
- Otvara prozor za otvaranje knjige. Idite na direktorij poslužitelja ili na tvrdi disk računala na kojem se nalazi knjiga. Izaberite njegovo ime i kliknite na dugme. "Otvori".
- Otvara se zajednička knjiga. Sada, ako želite, možemo promijeniti ime, pod kojim ćemo biti prikazani u dnevniku promjene datoteka. Idite na karticu "Datoteka". Zatim pređite na odeljak "Opcije".
- U odeljku "General" postoji blok postavki "Personalizacija Microsoft Officea". Ovde u polju "Username" Možete da promenite ime svog naloga na bilo koji drugi. Nakon što su sva podešavanja završena, kliknite na dugme. "OK".
Sada možete početi raditi s dokumentom.
Pregled akcija članova
Timski rad omogućava kontinuirano praćenje i koordinaciju aktivnosti svih članova grupe.
- Da biste videli radnje koje je izvršio određeni korisnik dok radite na knjizi, nalazite se na kartici "Pregledanje" kliknite na dugme "Popravci"koja se nalazi u grupi alata "Promene" na kaseti. U meniju koji se otvori, kliknite na dugme "Popravci osvjetljenja".
- Otvara se prozor za pregled zakrpe. Podrazumevano, nakon što knjiga postane opšta, praćenje zakrpe se automatski uključuje, što je označeno kvačicom ispred odgovarajuće stavke.
Sve promene se snimaju, ali se na ekranu po podrazumevanoj vrednosti prikazuju kao oznake boja ćelija u gornjem levom uglu, samo od poslednjeg trenutka kada je dokument sačuvan od jednog korisnika. Uzmite u obzir popravke svih korisnika na cijelom rasponu lista. Akcije svakog učesnika su označene zasebnom bojom.
Ako postavite kursor na označenu ćeliju, otvoriće se napomena koja označava od koga i kada je izvršena odgovarajuća radnja.
- Da biste promenili pravila za prikaz ispravki, vratite se u prozor postavki. Na terenu "Po vremenu" Dostupne su sledeće opcije za izbor perioda za pregled zakrpa:
- prikaz od zadnjeg spremanja;
- sve ispravke pohranjene u bazi podataka;
- one koje još nisu pregledane;
- počevši od određenog određenog datuma.
Na terenu "Korisnik" Možete izabrati određenog učesnika čije će se ispravke prikazati ili ostaviti prikaz akcija svih korisnika osim njih samih.
Na terenu "U dometu", možete odrediti određeni raspon na listu, koji će uzeti u obzir akcije članova tima za prikaz na ekranu.
Pored toga, označavanjem polja za potvrdu pored pojedinačnih stavki, možete omogućiti ili onemogućiti zakrpe na ekranu i prikazati promene na posebnom listu. Nakon što su sva podešavanja podešena, kliknite na dugme. "OK".
- Nakon toga, na listu će se prikazati akcije učesnika, uzimajući u obzir unesene postavke.
User review
Glavni korisnik ima mogućnost primjene ili odbijanja uređivanja drugih učesnika. To zahtijeva sljedeće radnje.
- Biti na kartici "Pregledanje", kliknite na dugme "Popravci". Izaberite stavku "Prihvati / odbaci zakrpe".
- Zatim se otvara prozor za zakrpu. Neophodno je napraviti postavke za odabir onih promjena koje želimo odobriti ili odbiti. Operacije u ovom prozoru obavljaju se prema istom tipu koji smo razmatrali u prethodnom odeljku. Nakon podešavanja, kliknite na dugme. "OK".
- Sljedeći prozor prikazuje sve popravke koji zadovoljavaju prethodno odabrane parametre. Odabirom određene ispravke u listi radnji i klikom na odgovarajuće dugme koje se nalazi na dnu prozora ispod liste, možete prihvatiti ovu stavku ili se odjaviti. Postoji i mogućnost grupnog prihvatanja ili odbijanja svih navedenih operacija.
Brisanje korisnika
Postoje slučajevi kada pojedinačni korisnik mora biti izbrisan. To može biti zbog činjenice da je napustio projekat, i to isključivo iz tehničkih razloga, na primjer, ako je račun pogrešno unesen ili je učesnik počeo raditi s drugog uređaja. U programu Excel postoji takva mogućnost.
- Idite na karticu "Pregledanje". U bloku "Promene" na kasetu kliknite na dugme "Pristup knjizi".
- Otvara se već poznati prozor za kontrolu pristupa datotekama. Na kartici Uredi Postoji lista svih korisnika koji rade sa ovom knjigom. Izaberite ime osobe koju želite da uklonite i kliknite na dugme "Izbriši".
- Nakon toga, otvara se dijalog u kojem upozorava da ako ovaj učesnik trenutno uređuje knjigu, sve njegove akcije neće biti sačuvane. Ako ste sigurni u svoju odluku, kliknite "OK".
Korisnik će biti izbrisan.
Ograničenja u korištenju opće knjige
Nažalost, istovremeni rad sa datotekom u Excelu uključuje niz ograničenja. U općoj datoteci, nijedan od korisnika, uključujući glavnog sudionika, ne može obavljati sljedeće operacije:
- Kreiranje ili izmena skripti;
- Kreiranje tabela;
- Split ili spajanje ćelija;
- Manipuliranje XML podacima;
- Kreirajte nove tabele;
- Remove sheets;
- Izvršite uvjetno oblikovanje i niz drugih radnji.
Kao što vidite, ograničenja su prilično značajna. Ako, na primer, često možete raditi bez rada sa XML podacima, onda Excel izgleda ne radi uopšte kada kreira tabele. Šta učiniti ako trebate kreirati novu tablicu, spojiti ćelije ili izvesti neku drugu radnju iz gore navedene liste? Postoji rešenje, i to je prilično jednostavno: morate privremeno da onemogućite deljenje dokumenata, izvršite potrebne izmene, a zatim omogućite mogućnost ponovnog rada.
Onemogući deljenje
Kada se završi rad na projektu ili, ako je potrebno, napravi izmene u datoteci, o kojoj smo govorili u prethodnom odeljku, treba da onemogućite režim saradnje.
- Prije svega, svi sudionici moraju spremiti promjene i napustiti datoteku. Samo glavni korisnik ostaje da radi sa dokumentom.
- Ako je potrebno da sačuvate dnevnik transakcija nakon uklanjanja opšteg pristupa, onda se nalazite na kartici "Pregledanje", kliknite na dugme "Popravci" na kaseti. U meniju koji se otvori, izaberite stavku "Ispravke iscrtavanja ...".
- Otvara se prozor za odabir zakrpe. Podešavanja ovde treba da se organizuju na sledeći način. Na terenu "U vremenu" set parameter "Sve". Nasuprot imena polja "Korisnik" i "U dometu" treba poništiti. Sličan postupak se mora provesti s parametrom "Označite zakrpe na ekranu". Ali nasuprot parametru "Napravite izmjene na posebnom listu"naprotiv, treba postaviti kvačicu. Nakon što se sve gore navedene manipulacije završe, kliknite na dugme. "OK".
- Nakon toga program će kreirati novi list koji se zove "Journal", u kojoj će se unositi sve informacije o uređivanju ove datoteke u obliku tabele.
- Sada ostaje da se onemogući deljenje. Da biste to uradili, nalazite se na kartici "Pregledanje", kliknite na već poznato dugme "Pristup knjizi".
- Počinje prozor za kontrolu dijeljenja. Idite na karticu Urediako je prozor pokrenut u drugoj kartici. Isključite okvir "Omogući višestrukim korisnicima istovremeno uređivanje datoteke". Da biste ispravili izmene kliknite na dugme. "OK".
- Otvara se dijaloški okvir koji vas upozorava da će izvršenje ove akcije onemogućiti dijeljenje dokumenta. Ako ste čvrsto sigurni u odluku, kliknite na dugme "Da".
Nakon gore navedenih koraka, dijeljenje datoteka će biti zatvoreno, a dnevnik zakrpe će biti izbrisan. Informacije o prethodno obavljenim operacijama sada se mogu vidjeti u tablici samo na listu. "Journal", ako su ranije preduzete odgovarajuće radnje za očuvanje tih informacija.
Kao što možete vidjeti, Excel program pruža mogućnost da omogućite dijeljenje datoteka i istovremeni rad s njim. Pored toga, koristeći specijalne alate, možete pratiti akcije pojedinih članova radne grupe. Ovaj mod još uvijek ima neka funkcionalna ograničenja, koja se, međutim, mogu zaobići privremenim isključivanjem općeg pristupa i obavljanjem potrebnih operacija u normalnim radnim uvjetima.
