Kada radite sa istom vrstom podataka smeštenih u različite tabele, listove ili čak knjige, za praktičnost percepcije bolje je skupiti informacije. U programu Microsoft Excel možete da se nosite sa ovim zadatkom pomoću posebnog alata koji se zove "Konsolidacija". On pruža mogućnost prikupljanja različitih podataka u jednoj tabeli. Hajde da saznamo kako se to radi.
Uslovi za postupak konsolidacije
Naravno, ne mogu se sve tabele objediniti u jednu, već samo one koje ispunjavaju određene uslove:
- kolone u svim tabelama treba da imaju isto ime (dozvoljeno je samo premeštanje kolona);
- ne bi trebalo da postoje kolone ili redovi sa praznim vrednostima;
- Uzorci tablica bi trebali biti isti.
Kreiranje konsolidovane tabele
Razmotrite kako stvoriti konsolidiranu tablicu na primjeru tri tablice koje imaju isti predložak i strukturu podataka. Svaki od njih se nalazi na posebnom listu, mada pomoću istog algoritma možete kreirati konsolidovanu tabelu podataka koja se nalazi u različitim knjigama (datotekama).
- Otvorite poseban list za konsolidiranu tablicu.
- Na otvorenom listu označite ćeliju koja će biti gornja leva ćelija nove tabele.
- Biti na kartici "Data" kliknite na dugme "Konsolidacija"koji se nalazi na traci u bloku alata "Rad sa podacima".
- Otvara se prozor postavki konsolidacije podataka.
Na terenu "Funkcija" potrebno je utvrditi koja će se radnja sa ćelijama izvršiti na slučajnosti redova i kolona. To mogu biti sljedeće:
- iznos;
- količina;
- prosjek;
- maksimum;
- minimum;
- rad;
- broj brojeva;
- odstupanje odstupanja;
- nepristrasno odstupanje;
- ofsetna disperzija;
- nepristrasna disperzija.
U većini slučajeva, funkcija se koristi "Iznos".
- Na terenu "Link" označavamo opseg ćelija jedne od primarnih tabela koje treba konsolidovati. Ako je ovaj raspon u istoj datoteci, ali na drugom listu, pritisnite gumb, koji se nalazi desno od polja za unos podataka.
- Idite na list gdje se nalazi tablica, odaberite željeni raspon. Nakon unosa podataka, ponovo kliknite na dugme koje se nalazi desno od polja u kojem je uneta adresa ćelije.
- Vraćajući se u prozor postavki konsolidacije da biste dodali ćelije koje smo već odabrali na listu raspona, kliknite na gumb "Dodaj".
Kao što možete vidjeti, nakon tog raspona se dodaje na listu.
Slično tome, dodajemo sve ostale opsege koji će biti uključeni u proces konsolidacije podataka.
Ako se željeni raspon nalazi u drugoj knjizi (datoteci), odmah kliknite na gumb "Pregled ...", izaberite datoteku na čvrstom disku ili prenosivom mediju, a zatim kasnije izaberite opseg ćelija u ovoj datoteci koristeći gornji metod. Naravno, datoteka bi trebala biti otvorena.
- Slično tome, možete napraviti i neke druge postavke konsolidirane tablice.
Da biste automatski dodali ime kolone u zaglavlje, stavite kvačicu pored parametra "Potpisi gornje linije". Da bi se zbrajanje podataka postavilo u blizini parametra "Vrijednosti lijeve kolone". Ako želite ažurirati sve podatke u konsolidiranoj tablici i prilikom ažuriranja podataka u primarnim tablicama, trebali biste označiti okvir pored "Kreiranje veza na izvorne podatke". Ali, u ovom slučaju, morate uzeti u obzir da ako želite dodati nove redove u izvornu tablicu, morat ćete poništiti odabir ove stavke i ponovno izračunati vrijednosti ručno.
Kada su sva podešavanja završena, kliknite na dugme. "OK".
- Konsolidovani izveštaj je spreman. Kao što možete vidjeti, njegovi podaci su grupirani. Da biste pregledali informacije unutar svake grupe, kliknite na znak plus s lijeve strane tablice.
Sada je sadržaj grupe dostupan za gledanje. Na sličan način možete otvoriti bilo koju drugu grupu.
Kao što možete vidjeti, konsolidacija podataka u Excelu je vrlo pogodan alat, zahvaljujući kojem možete sastaviti informacije koje se nalaze ne samo u različitim tablicama i na različitim listovima, već čak i smještene u druge datoteke (knjige). To se radi relativno jednostavno i brzo.
